当社区协会委员会收到关于 HOA管理费, 他们应该怎么做?房主在您的社区购买房产,知道他们必须支付会费才能住在附近。然而,投诉 HOA 会费 对于大多数房主和公寓协会来说很常见。 

处理投诉可能是社区委员会成员处理的更吃力不讨好的任务之一。应用我们的专家提示 HOA管理公司 团队!

用 Word on Folder (R) (S) 投诉概念

董事会应该期待什么样的投诉?

如果您遇到过以下投诉 HOA费用, 您知道房主抱怨的原因有很多。虽然听取社区成员的意见并负责任地解决问题很重要,但关于管理费的分歧可能是没有道理的(或者只是麻烦的居民抱怨的另一件事。 

然而,有时投诉归结为沟通不畅或缺乏透明度。您可能会听到有关以下方面的担忧:

  • 费用太高
  • 对会费涵盖的内容(以及不涵盖的内容)感到困惑
  • 每年费用何时到期
  • 董事会不当使用资金 
  • 收费执法不一致 

为了处理投诉,董事会成员需要一个计划,从房主如何提交问题以及董事会将如何解决这些问题开始。 

定义过程

您处理来自房主的问题、疑虑或投诉的系统是什么?如果您目前没有流程,请选择贝尔维尤 (Bellevue) 最好的流程之一 HOA管理公司 可以帮你设置一个。由房主提交问题,然后由委员会迅速审查和解决这些问题的系统可以帮助建立更好的关系,并防止小问题变成涉及更多居民的大问题。 

1. 收到关于 HOA 管理费的书面投诉

由于董事会成员是社区居民,他们可能不时听到邻居的投诉。但是,您的协会应制定一项政策,即投诉必须以书面形式正式提交。设置电子邮件地址或邮箱以接收房主的书面疑虑。有了一份概述问题的文件,董事会成员就不必依靠口耳相传来了解需要解决的问题。 

2. 分类投诉

创建类别以解决和审查问题,无论是关于 HOA 管理费的投诉还是其他问题。关于年度管理费用的投诉可以分为两类:预期与意外问题。 

预期的投诉可能包括:

  • 为什么收费这么高?
  • 我们为什么要为管理服务付费?
  • 为什么每年都需要持续管理费?
  • 为什么费用在每年的同一天到期?
  • 为什么今年收费上涨?
  • 如果我不想让我的费用支付社区增强的费用怎么办?

其中一些问题可能是简单的误解或反复出现的投诉。您的董事会可以针对常见投诉创建标准的协会响应,以准确及时地处理每个新投诉。 

意外的投诉可能是:

  • 为什么我的邻居有更多时间支付会费? 
  • 董事会成员是否将我的会费用于个人开支而不是 批准的预算?
  • 尽管按时支付了我的会费,为什么游泳池的维修还没有完成?

这些投诉不像日常问题那样经常出现,可能需要召开董事会会议来审查和解决问题。如果投诉表明董事会成员滥用资金或其他涉及收取会费和预期支出的不当行为,董事会应调查投诉,咨询其律师,并与专业的社区协会管理人员合作处理情况并引入新规则或社区审查和批准的程序。 

3. 董事会成员必须专业回应

在每个社区,有些居民只是喜欢抱怨。在某些情况下,这些居民可能会骚扰董事会成员或在其他居民中引起争议。无论房主的行为如何或他们投诉的语气如何,您的董事会都必须 冷静地回应 并专业地避免诉讼。 

随着政策到位 审查问题 和回应居民,房主可以相信他们的投诉得到妥善听取和处理。董事会成员也有一些保护措施和全体董事会的支持,以作为一个统一的领导机构来处理居民的不满。 

如果投诉引起争议,社区管理公司是一个很好的资源,可以制定流程并帮助指导居民和您的董事会通过有效的投诉解决最佳实践。 

冲突解决问题和答案选择 (R) (S)
4. 好好沟通

在很多情况下,通过良好的沟通可以避免有关公寓管理费的投诉。提醒居民,持续的管理费金额可能会不时变化,提供资金使用方式的透明度,并及时、明确地回应问题。 

一家协会管理公司帮助减轻投诉

如果您遇到居民对 HOA 管理费的投诉,请不要担心!这是房主协会董事会提出的一个常见问题,但它不一定是您的眼中钉或在您的董事会和社区成员之间造成不信任的事情。第一步是为有疑虑的人创建投诉审查和解决流程。 亚美am8电游app下载 作为专家协会管理公司提供专业服务,帮助 HOA 董事会制定此流程,以便他们可以专注于志愿者工作的其他方面。如果我们可以帮助您减轻投诉,请告诉我们!我们是来聊天的。 

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